“Vanaf het moment dat we onze orders in Beeyond zijn gaan zetten, besparen we elke dag minstens een uur werk. We hoeven namelijk niets meer te printen en in het papieren archief op te slaan, alles blijft digitaal.”Perry Langeslag, medewerker montageplanning
De Badenman is onderdeel van De Mandemakers Groep en gevestigd in Waalwijk. Deze organisatie helpt honderden montagebedrijven en tienduizenden klanten per jaar aan een prachtige badkamer, toilet of tegelvloer. Zij hebben verstand van het leveren, de montage en de service. Voor gerenommeerde winkelbedrijven en ook diverse websites in Nederland verzorgen zij het volledige lever- en montage traject.
Zij werken met Beeyond
Vanuit het hoofdkantoor in Waalwijk stuurt de afdeling montageplanning circa 225 installatiebedrijven aan. De verwachting is dat dit binnen enkele jaren zal stijgen naar 450 bedrijven. De afdeling montageplanning houdt bij hoeveel opdrachten een installateur uitvoert en hoeveel klanten zij weer hebben aangebracht.
Daarnaast wordt elk installatiebedrijf continu beoordeeld op de kwaliteit van het geleverde werk. Dit wordt gedaan middels een kwaliteitscontrole en een klanttevredenheidsonderzoek. Kortom, zij hebben te maken met een aantal verschillende databronnen en een hoop data.
De probleemstelling
Op kantoor is onder andere de volgende informatie beschikbaar:
- Overzicht van de actuele partner installateurs
- Orders
- Correspondentie per order
- Overzicht van de installaties per installateur
- Enquête controle rapporten
- Resultaten klanttevredenheidsonderzoek
Deze gegevens worden in een aantal verschillende formaten (op papier, in Excel en als pdf) aangeleverd. De verwerking en het beheer van deze data kost tijd en veel papier.
Om een overzichtelijk digitaal systeem te hebben is de organisatie zich gaan oriënteren op een Costumer Relationship Management (CRM) systeem dat deze complexe vraagstelling naar wens kon beantwoorden en inrichten.
“Na een interne training hebben we een digitaal archief gevormd, waarbij we nu alles per order opslaan. Ik vind Beeyond een heel logisch en toegankelijk systeem en ben nu zelf ook in de blauwdruk items aan het toevoegen.”Perry Langeslag, medewerker montageplanning
Het doel
Een CRM systeem vinden en implementeren dat alle verschillende data kan inlezen en bruikbaar maakt voor de afdeling montageplanning. Als bonus wordt hiermee een digitaal archief gecreëerd en kan papierloos gewerkt worden.
De oplossing
Beeyond heeft als Master Data Management systeem een enorme veelzijdigheid en is in deze als CRM systeem ingezet. Speciaal voor De Badenman zijn er enkele functionaliteiten aan Beeyond toegevoegd, zoals een drag & drop functie voor het invoegen van afbeeldingen en pdf bestanden.
Perry Langeslag licht toe:
Verloop implementatieproces
“Voordat we begonnen met Beeyond heeft Abacus het systeem ingericht en heeft onze afdeling een training van een consultant van Abacus gehad. We hebben een digitaal archief gevormd, waarbij we nu alles per order opslaan. Ik vind het een heel logisch en toegankelijk systeem en ben nu zelf ook in de blauwdruk items aan het toevoegen.”
Belangrijkste voordelen die zijn behaald
+ We hebben nu een digitaal archief.
+ Alle data staat gestructureerd op een plek.
+ We besparen elke dag circa een uur werk door de digitalisering.
+ Vragen over orders kunnen we veel sneller beantwoorden.
Reactie (interne) gebruikers
“Binnen onze afdeling hebben we een training gekregen, waardoor we het nieuwe systeem vlug hebben leren kennen. Onze controleurs geven nu informatie door via hun tablet, wat efficiëntie en tijdsbesparing met zich meebrengt. Verder blijft Abacus Beeyond verder ontwikkelen, waarbij ook voor ons interessante ontwikkelingen op de roadmap staan.”
Abacus als partner
“Het systeem dat Abacus aanbied past mooi bij het plaatje dat we voor ogen hadden en Beeyond kan altijd verder op maat gemaakt worden. Diverse functionaliteiten kunnen worden toegevoegd, zonder dat daar programmeerwerk voor nodig is.
De samenwerking met Abacus is erg goed, de service is snel en een enkele storing is binnen een uur verholpen. Ook vond ik het prettig dat, bij afwezigheid van mijn vaste contactpersoon bij Abacus, een collega het makkelijk en snel heeft overgenomen, waardoor ik altijd direct ben geholpen.”
De volgende stappen
“We willen graag documenten en rapportages kunnen distribueren vanuit Beeyond naar installatiebedrijven, filialen en controleurs. Dat doen we nu handmatig en het zou fijn zijn als dat in de toekomst automatisch zou kunnen. Abacus heeft hiervoor inmiddels een voorstel gedaan en opdracht is verstrekt.
Daarnaast willen we in de toekomst Beeyond gaan koppelen met een Business Intelligence tool, zodat ook de directie en het management informatie kan inzien en op basis daarvan te sturen.”
Ook hebben we via Abacus een koppeling gemaakt met QlikView zodat alle belanghebbenden binnen en buiten onze organisatie geïnformeerd worden. De directie en het management heeft nu veel sneller de informatie tot beschikking waar ze behoefte aan hebben.”
Wil je zien hoe ons CRM systeem werkt? Vraag nu een demo op locatie aan
