“Binnen Beeyond beheren we inmiddels 50.000 artikelen. De mogelijkheden en flexibiliteit van het programma besparen ons veel tijd. Dit geeft ons de ruimte om te focussen en sneller in te spelen op belangrijke veranderingen in de markt.” Digna Dirks, financieel directeur bij Van der Meer Diertotaalgroothandel
Van der Meer Diertotaalgroothandel levert alle producten voor dé dierenspeciaalzaak en de daaraan gerelateerde grootverbruikers zoals dierenartsen, pensions, asielen en dergelijke. Behalve het leveren van goederen heeft Van der Meer zich gespecialiseerd in het beheer van alle relevante data die binnen de branche nodig is in de keten van producent tot consument.
De probleemstelling
“We liepen tegen beperkingen aan in het huidige systeem en zijn op zoek gegaan naar maatwerk oplossingen. We hebben verschillende opties bekeken, maar misten overal wel wat. Het was allemaal te stijf, binnen een te strak kader.”
Het doel
“Voor ons is het belangrijk dat we alle content kwijt kunnen in het systeem. Dat ging in het bestaande systeem niet, deze was te beperkt in het aantal velden en de velden waren te kort.”
De oplossing
In Beeyond wordt alle productdata beheerd en, afhankelijk van het gebruiksdoel, automatisch gedistribueerd naar klanten en andere belanghebbenden. Naast data voor het eigen ERP systeem wordt er ook content beheerd voor de B2B en B2C webshops van partners, waaronder Bol.com, Viadierenwinkel.nl en Huisdierplein.nl.
Digna Dirks licht toe:
Verloop implementatieproces
“Voordat we de keuze voor Beeyond hebben gemaakt, zijn we samen met Abacus om de tafel gaan zitten om alle wensen uitvoerig te bespreken, waarbij zowel wij, als Abacus zeer kritisch zijn geweest. Dat gaf ons vertrouwen in de samenwerking en dat traject heeft zich voortgezet. Wij hebben geregeld contact met Abacus en worden proactief geholpen.”
Belangrijkste voordelen die zijn behaald
+ Er wordt veel tijd bespaart met productbeheer.
+ Alle data staat gestructureerd op een plek.
+ Het systeem is heel flexibel en past exact bij onze organisatie.
+ We kunnen sneller reageren op veranderingen in de markt.
Ons belang bij een goed data management systeem
“Content is King, alles draait om de juiste informatie. Naarmate de hoeveelheid data groeit vermindert de transparantie. Beeyond helpt dit beheersbaar en onder controle te houden. Doordat wij werken met een groot aantal verschillende leveranciers krijgen wij dagelijks prijs- en assortimentswijzigingen door.
Het verwerken van al deze mutaties werd een dagtaak en kon slecht of niet gedelegeerd worden. Door de aanschaf van een goed master data management systeem kunnen we de uitvoerende werkzaamheden lager in de organisatie neerleggen, waardoor ik kan focussen op controle, beheersing, analyse en rapportage. Zaken die tot mijn kerntaken behoren en die direct voordeel opleveren voor de organisatie.”
Toepassing
“Wij verzenden orders per pallet of verschillende typen dozen. Het vooraf bij de bestelling berekenen van de verzendkosten per order was onmogelijk. Hiervoor heb je de maten en gewichten nodig van de verpakking van de producten en dit moet dan aan de bestelling gekoppeld worden. Maar Beeyond kan de meest voordelige manier van verzenden berekenen, zodat de klant de laagst mogelijke verzendkosten betaalt en wij op de meest efficiënte manier verzenden en zo kosten besparen.
Goederen die breekbaar zijn, zoals bijvoorbeeld aquaria, moeten met een andere transporteur verzonden worden. Binnen Beeyond kun je heel makkelijk deze artikelen van een vlaggetje voorzien. Ons ordersysteem houdt hier dan rekening mee en communiceert dit op de order naar de medewerkers die de order verwerken. Hierdoor neemt het aantal breukartikelen en de daaraan gekoppelde kosten van crediteren of gratis opnieuw verzenden, drastisch af.
Het aanpassen van artikelen geschiedt op basis van inlezen van bestanden in de workflow of middels bulk edit, als het om het aanpassen van gelijke waarden gaat. Het aantal regels, of grootte van het bestand heeft nauwelijks gevolgen voor de verwerkingstijd.”
“Beeyond is een geweldig systeem, het kan allemaal. Bij aanvang is het lastig om je niet te laten leiden door de huidige beperkingen, maar deze los te laten en alleen maar bezig te zijn met het inventariseren van jouw ideale situatie, gericht op jouw specifieke wensen.”
Abacus als partner
“Wij zijn nog steeds aan het bouwen binnen Beeyond. Onze wensen worden top down verwerkt in Beeyond en aanvullingen komen bijna wekelijks beschikbaar, vaak nog sneller dan verwacht. Het meedenken en aandragen van passende oplossingen is in onze samenwerking heel belangrijk.”
De volgende stappen
“Er ontstaan continu nieuwe ideeën, het systeem past zich echt aan onze organisatie aan. Daarbij hebben onze klanten, zoals bijvoorbeeld Pets Place en de Boerenbond winkels, eigen wensen met betrekking tot de manier van ontvangen van onze artikelgegevens. Hier kunnen wij nu op aansluiten en precies leveren wat de klant wil.
Het systeem is erg toegankelijk voor iedereen, niet alleen voor mij als hoofdgebruiker. Door inzet van Beeyond zien wij vol vertrouwen de toekomst tegemoet met vele mogelijkheden!”
In gesprek over de ervaringen van Van der Meer?
Van der Meer Diertotaalgroothandel is een echte ambassadeur van Beeyond. Sterker nog, ze willen je hierin zelfs adviseren. Digna Dirks heeft veel ervaring met het traject. Zij weet wat er bij de implementatie van Beeyond komt kijken en waar rekening mee gehouden moet worden. Wil je haar advies? Neem dan contact op met Abacus! Wij brengen je graag in contact.
