Master Data Management (MDM) betreft het centraal beheren van essentiële (bedrijfs)gegevens, ofwel Master Data.
+ Alle bedrijfsgegevens altijd en overal beschikbaar
+ Overal eenduidige data vanuit een centraal systeem
+ Beperk risico’s en werk efficiënter
Wat is Master Data?
Elke organisatie bezit Master Data; basisgegevens over onder meer klanten, producten, medewerkers en processen. Deze stamdata is essentieel voor het optimaal kunnen functioneren van de organisatie. Goed beheer van Master Data is dan ook belangrijk.
Master Data Management / MDM bestaat uit een aantal procedures, processen en technologieën zodat van al deze gegevens een eenduidig en betrouwbaar overzicht samengesteld kan worden en bedrijfsprocessen optimaal ondersteund kunnen worden.
Waarom een Master Data Management systeem?
Master data wordt (vaak dubbel) opgeslagen in verschillende systemen, zoals ERP, POS, CMS, CRM systemen. Elk van deze systemen heeft een eigen opzet en verlangt delen van de stamdata. Daarnaast zijn er nog bestanden die niet in bestaande systemen passen, zoals afbeeldingen, video’s, pdf’s en heel veel losse Excel bestanden. Deze worden opgeslagen in de mappen van verschillende afdelingen. Het is onmogelijk om een 360° view op de data te hebben.
Het kunnen inzien en beheren van je master data is van groot belang voor het correct en efficiënt laten verlopen van alle processen. Dit vraagt echter veel van je organisatie. De informatie is opgeslagen in verschillende systemen waardoor het managen tijdrovend is, de kans op fouten groot is en hiermee de omzet en klanttevredenheid in gevaar gebracht wordt. Risico’s die je niet wilt nemen.
“Het belang van Master Data Management met Beeyond is het voorkomen van datarisico’s, het zorgen voor meer flexibiliteit en effectiviteit, het besparen van kosten en het verhogen van de omzet en winst.”
Risico’s zonder MDM systeem
In veel organisaties wordt stam data ingevoerd in meerdere systemen, waardoor er veel duplicaten ontstaan. Op deze manier ontstaat een ongecontroleerde groei van informatie. Dat brengt de nodige risico’s met zich mee:
De kans op fouten is groot, doordat wijzigingen of aanvullingen van gegevens separaat doorgevoerd moeten worden in alle systemen. Daarnaast ontstaan er duplicaten en variaties wat leidt tot de vraag wat de laatste en correcte versie van de data is.
Het doorvoeren van wijzigingen in meerdere systemen is tijdrovend. Denk hierbij aan:
– Het handmatig aanpassen van een emailadres in meerdere systemen;
– Het stuk voor stuk doorvoeren van prijsmutaties;
– Het handmatig inzetten van synchronisaties en back-up van gegevens.
Medewerkers moeten zoeken naar data doordat productgegeven verspreid over de systemen staan. Bovendien is de data niet altijd en overal toegankelijk voor medewerkers. Hierdoor moeten medewerkers over de afdelingen heen op zoek naar informatie. Bijvoorbeeld naar de afdeling sales voor klantinformatie en de afdeling marketing voor afbeeldingen, waarbij het gissen is naar de laatste en correcte versie.
ERP, CRM en POS systemen zijn afgestemd op een specifiek doel en hebben daardoor begrensde mogelijkheden in het gebruik. Hierdoor worden medewerkers beperkt in het leggen van relaties tussen informatie, het maken van nieuwe analyses en het uitwerken van innovatieve ideeën.
Voordelen van MDM voor je organisatie
Met integratie van een Master Data Management systeem komt een einde aan deze veel voorkomende en kostbare data issues. Bepaal wat je stam data zijn en beheer deze gegevens centraal via één MDM systeem dat de verschillende systemen en processen vervolgens afzonderlijk van de juiste informatie voorziet. Behaal meer rendement door de voordelen die Master Data Management met zich meebrengt.
In een gemiddelde organisatie is het programma Excel heer en meester over belangrijke data en worden daarnaast nog gegevens (onder andere pdf’s, teksten en afbeeldingen) opgeslagen in aparte mappen en systemen.
“Een Master Data Management systeem brengt structuur in de data.”
In een Master Data Management systeem wordt data centraal beheerd en iedere gebruiker van het systeem heeft toegang tot de data waartoe hij of zij gemachtigd is. Nooit meer wachten op je collega als je een afbeelding nodig hebt van jullie nieuwste product, nooit meer zoeken naar de meest recente prijsafspraken van die ene klant; zoek het zelf snel op in het Master Data Management systeem.
Een Master Data Management systeem maakt data beschikbaar voor gebruikers. Vergeet de ondoorgrondelijke mappenstructuur van je collega of het moment dat de collega die ‘daar over gaat’ niet aanwezig is. Mits je over een inlogcode en voldoende toegekende rechten beschikt, is de data gewoon voor jou toegankelijk.
Cloud-based systeem
Het cloud-based systeem Beeyond zorgt er ook nog eens voor dat de data overal ter wereld beschikbaar is, mits er een internetverbinding is. Zo kan de afdeling Marketing in Sydney afbeeldingen van producten beheren en de dependance in Keulen deze afbeeldingen gebruiken voor de nieuwste productbrochure. Of de financiële administratie van een organisatie in New York kan zien wat de waarde is van alle machines in hun fabriek in Amsterdam.
Op het moment dat data opgeslagen is in verschillende mappen en systemen is het heel erg lastig om een 360° view op data te krijgen. Vaak is het onbekend welke data binnen een organisatie aanwezig is en welke data nog mist.
Hierdoor kunnen zaken dubbel gedaan worden en wordt dubbele content gecreëerd. Een centrale opslag van data zorgt ervoor dat je overzicht behoudt; je ziet welke data beschikbaar is en kunt deze direct gebruiken.
Het toevoegen en wijzigingen van gegevens, zoals adresgegevens van klanten, nieuwe artikelen en een nieuwe overeenkomst, moet vaak in meerdere systemen doorgevoerd worden.
In bestaande systemen bestaat vaak geen mogelijkheid om data in bulk te wijzigen, zoals je bijvoorbeeld wel zou willen bij prijsmutaties. Deze wijzigingen kosten veel tijd en bij elke wijziging bestaat de kans dat er fouten gemaakt worden.
“Vanaf het moment dat we onze orders in Beeyond zijn gaan zetten, besparen we elke dag minstens een uur werk.”Perry Langeslag, medewerker montageplanning bij De Badenman
Een flexibel Master Data Management systeem lost deze problematiek op. In Beeyond kan data in bulk toegevoegd worden. Ook kan data in bulk gewijzigd worden, zoals bijvoorbeeld een prijsstijging met een bepaald percentage, voor alle producten in een bepaalde categorie.
“Een flexibel Master Data Management systeem helpt je om efficiënter te werken, omdat je alles slechts op één plaats hoeft te beheren. Vanuit het systeem kan alles gesynchroniseerd worden met omliggende systemen.”
Voor synchronisatie met omliggende systemen, zoals de webshop of een ERP systeem, kan een vaste synchronisatie worden ingesteld. Dit maak dat je niet meer handmatig data hoeft te verzamelen, sorteren en in de juiste opmaak klaar moet zetten.
Op het moment dat wijzigingen of aanvullingen van gegevens separaat doorgevoerd moeten worden in alle systemen is de kans op fouten groot. Daarnaast ontstaan er duplicaten en variaties en is het de vraag wat de laatste en correcte versie van de data is. In een Master Data Management systeem wordt de meest recente informatie één keer opgeslagen (volgens het Golden Record principe). Hierdoor kun je met betrouwbare informatie werken.
Daarbij kosten fouten geld. Het afleveren van een bestelling op het verkeerde adres, omdat de laatste wijziging nog niet was doorgevoerd in het systeem van de expeditie, zal de klant niet waarderen. Of het leveren van een product in de verkeerde kleur, omdat op de website niet de juiste kleur staat afgebeeld. Voorkom fouten door gebruik te maken van een systeem om al je data in op te slaan.
De hoeveelheid data binnen organisaties groeit enorm. Continu ontstaan er nieuwe gegevens in verschillende formaten. Die data moet beheerd kunnen worden. Een flexibel MDM systeem als Beeyond biedt deze mogelijkheid. Voeg reviews van klanten toe aan producten en link nieuwe You-Tube filmpjes, gemaakt door klanten over jouw product, aan het product.
Beeyond binnen jouw organisatie?
Ben je benieuwd wat Beeyond voor jou kan doen? Kies dan hieronder jouw functie of afdeling.
Directie Verkoop en marketing Financiën ICT Logistiek en planning