De term Golden Record refereert aan “één versie van de waarheid”, die gecreëerd of berekend is aan de hand van verschillende velden in verschillende systemen. In een PIM (Product Informatie Management) systeem is het Golden Record de dataset met de meest rijke productinformatie. In een CRM (Customer Relationship Management) systeem is het Golden Record de dataset met de meest rijke informatie over een klant.
De basis van het Golden Record
Idealiter ontvang je volledige en betrouwbare informatie vanuit één leverancier over een bepaald product. Helaas is de ideale wereld niet altijd de realiteit. Veel vaker wordt een product door verschillende leveranciers geleverd en biedt elke leverancier vervolgens een eigen dataset aan. Op het moment dat er verschillende en/of gedeeltelijk dubbele informatie beschikbaar is, dient eerst gekozen te worden voor de dataset die de basis gaat vormen voor de Golden Record.
Creatie van een volmaakte dataset
Bij het genereren van een Golden Record wordt data gecombineerd uit verschillende bronnen op basis van regels. Door de aangeleverde data op intelligente en geautomatiseerde wijze samen te voegen wordt de meest rijke of volmaakte dataset per item verkregen; het Golden Record.
Controle van data
De basisregel bij het creëren van een Golden Record is dat alleen correcte informatie toegelaten mag worden tot de Golden Record dataset. Het is daarom van belang dat data gecontroleerd wordt. Zo kunnen bijvoorbeeld KvK nummers of postadressen automatisch gecontroleerd worden. Bij de keuze van de productnaam kan er wellicht het beste voor gekozen worden om de namenlijst van de producent aan te houden. In elk geval dient incorrecte of dubieuze data weggelaten te worden of handmatig gecontroleerd te worden. Het laatste wat je wil is dat je achteraf moet twijfelen aan de correctheid van je Golden Record.
Regels op import
In Beeyond kun je regels aanmaken die je helpen om Golden Records te creëren. Zo kun je in het PIM systeem aangeven dat een kleur uit een bestaande kleurentabel moet komen. Denk hierbij aan het aangeven dat de kleur die de leverancier aanlevert, bijvoorbeeld Babyblauw, in Beeyond opgeslagen moet worden als de kleur Blauw. En dat de afkorting die de leverancier gebruikt, bijvoorbeeld ‘gr.’, in Beeyond opgeslagen moet worden als ‘gram’. Als je Beeyond gebruikt als CRM systeem kun je ook aangegeven dat de postcode van een adres in Nederland altijd moet voldoen aan vier cijfers gevolgd door een spatie en twee letters.
Voorbeelden van voor en na situaties bij import, na het instellen van specifieke regels.
